Agenda als houvast in de vergadering
Het begint vaak al met de agenda van de vergadering. Een opsomming van dappere bespreekpunten, soms zelfs pas uitgereikt vlak voor aanvang van de vergadering. Een effectieve agenda:
- heeft achter elk agendapunt een vastgestelde tijd en bevat dus niet meer agendapunten dan dat er aan tijd te besteden is;
- geeft per agendapunt het doel (status) aan, zoals: ter informatie, meningvormend, brainstormend, probleemoplossend of besluitvormend;
- wordt op tijd verspreid (inclusief de bijlagen) zodat de deelnemers zich kunnen voorbereiden;
- bevat géén onderdeel WVTTK (wat verder ter tafel komt). Dit is namelijk tijdrovend en een te makkelijk alternatief voor vergeten agendapunten;
- heeft géén rondvraag. De rondvraag wordt meestal misbruikt om nog even ergens op terug te komen of om iets te bespreken wat totaal niet relevant is voor de betreffende samenstelling van deelnemers;
- heeft als vast agendapunt ‘Hoe vergaderen wij?’. Bespreek met elkaar de wijze waarop er vergaderdordt en hoe het vergaderen kan worden verbeterd;
- belangrijk: stel iedereen medeverantwoordelijk voor het vaststellen van de agenda.