Twijfelt u aan het nut van vergaderen? Niet doen. Vergaderen heeft wel degelijk zin. Tenminste, wanneer het effectief gebeurt. Dan is het zeker geen tijdverspilling. Een handleiding.
Om met de tijdverspilling te beginnen: uit een onderzoek van de Amerikaanse Harvard University blijkt dat bijna niemand aandachtig naar de spreker luistert tijdens vergaderingen. Dit wordt veroorzaakt door de toenemende assertiviteit. We willen allemaal onze mening geven en hebben geen aandacht meer voor de woorden van een ander.
Het nut van vergaderen
Desondanks kan vergaderen nuttig zijn: om besluiten te nemen, taken af te stemmen, ideeën te ontwikkelen, draagvlak te creëren en informatie te delen. Mits het volgens de juiste regels wordt gedaan. Niet vergaderen om het vergaderen maar om een gemeenschappelijk doel te bereiken.
De vergaderregels
Voor, tijdens en na de vergadering moeten verschillende taken volbracht worden wil de vergadering een succes worden. De regels zijn:
Voor de vergadering
- Indienen van belangrijke agendapunten;
- Voorbespreking met individuen of groepen;
- Opstellen van een aantrekkelijke agenda;
- Selecteren en uitnodigen van de deelnemers;
- Verdelen van voorbereidingstaken;
- Maken van een goede tijdsplanning;
- Zorgen voor een geschikte plek om te vergaderen.
Tijdens de vergadering
Bij vergaderen horen gedragsregels. Het ‘om de beurt praten’ spreekt voor zich, maar wordt niet altijd toegepast in de bevlogenheid van de bijeenkomst. Met vastgestelde regels wordt in ieder geval oeverloos gepraat, gezellige onderonsjes of zelfs ruzie voorkomen. Maak deze regels duidelijk aan iedereen, bijvoorbeeld door een enorme poster in de zaal op te hangen. Dan is er in ieder geval duidelijkheid.
Om tijdens de vergadering te sturen op het succes van de bijeenkomst kunnen de volgende basisregels gevolgd worden:
- Open sterk met een positieve boodschap;
- Hanteer een strakke tijdsplanning;
- Houd gesprekken doelgericht;
- Bevorder besluitvaardigheid;
- Stimuleer creativiteit;
- Houd deelnemers alert en betrokken;
- Evalueer en sluit positief af.
Na de vergadering
Niet de vergadering zelf maar de acties die uit de vergadering vloeien bepalen het succes. Stel daarom een actie- en besluitenlijst op, zodat iedereen weet wat er besloten is en wie wat moet gaan doen.
Obstakels
De meest hardnekkige vergaderproblemen zijn saaiheid en geringe besluitvaardigheid. Zorg er daarom voor dat knopen worden doorgehakt.
De saaiheid kan overwonnen worden met een aantal tips voor spreker en luisteraar. De spreker moet goede verbale vaardigheden hebben of hieraan werken.
De luisteraar doet er goed aan serieus en geconcentreerd aanwezig te zijn en vooral niks te zeggen. Schrijf steekwoorden van de briljante ingeving gewoon op, zodat er nu geluisterd kan worden.